ליווי הסבות תוכנות בילינג

אם מכרז מערכות הגביה האחרון שערכתם הסתיים בשינוי של ספק התוכנה שהיה עד לאותו השלב אתם בוודאי חווים תחושה של שינוי המלווה בחשש. במקרים רבים השינוי יסייע לכם, כארגון, לשדרג ולייעל תהליכי עבודה ופעילויות מרכזיות באגף הכספים. 

עם זאת, ארגון שלא יכין את עובדיו ומנהליו לניהול שינויים, יתקשה ברגע האמת להתמודד עם תהליך השינוי ולהצליח להטמיע את תוכנת הבילינג באופן המיטבי ביותר ועם פגיעה מינימלית במשתמשי הקצה. אם כן, כיצד ניתן להיערך לשינוי המשמעותי של הסבת תוכנת בילינג? כיצד יש לנהל את תהליכי השינוי בארגון?

1. זהה את אנשי המפתח

בכל אירגון יבלוט משתמש קצה אחד לפחות בכל אחד מתחומי פתרון הבילינג, אנשי גביה, חינוך שילוט ועוד. לרוב, אחד העובדים היה מובילי עולם הידע ויש לוודא שהוא ימשיך בתפקידו גם לאחר סיום הסבת התוכנה.

2. הכר את התהליכים הקריטיים

תהליכי העבודה המנוהלים בתוכנת הבילינג הינם בין התהליכים החשובים ביותר בהתנהלות העירונית היומיומית. אחד האתגרים ביותר בביצוע הסבה הינם לדאוג לכך שתהליכים אלה לא ייפגעו ויתרה מכך, אף ישתפרו לאחר ביצוע ההסבה.

3. צור שפה חדשה

לרובנו, קליטה של שפה חדשה אינה עניין של מה בכך, הטמעה של תוכנת בילינג אינה שונה מכך בהרבה. על אף שעולמות התוכן בין תוכנות הבילינג הקיימות בשוק דומים מאוד, ישנם מושגים ובמיוחד תהליכים שמקשים מאוד על המשתמש לקלוט את השפה החדשה. כאן בדיוק צריכה להיכנס לתמונה היכולת ליצור "מילון" שיהווה  גשר בין שתי התפיסות השונות.

4. הובל את השינוי

מאתגר מאוד לנהל את תהליך ההסבות מבלי להסתמך על סיועה של חברת התוכנה. במקרים רבים, חברת התוכנה שנבחרה במכרז תבצע את כל תהליך ההסבה על דעת עצמה ועל סמך מתודולוגיה שבנתה במהלך שנות נסיונה. על אף שלמידה רוחבית על תהליך ההסבות עשויה לספק תובנות רבות באשר לאופן שבו יש לבצע את ההסבה- ניסיוני הראה לי שהסבות תוכנה צריכות להיעשות בהתאמה מלאה לרשות בהן הן מבוצעות. משום כך, יישום גנרי של תהליך ההסבות עלול לפגוע באיכות ההסבות ובהצלחת הטמעת תוכנת הבילינג החדשה אצל משתמשי הקצה.

5. בקרה בקרה בקרה

מערכות הגביה מכילות נתונים רגישים ומשמעותיים והסיכונים שבאיבוד/ שינוי של נתונים אלה עשויים להיות בעל משמעות גדולה. בחלק מהמקרים בהם נתקלתי, הסבה שלא מתבצעת תוך ביצוע בקרות על נתונים כספיים קריטיים עלולה להביא לידי קשיים ועיכובים בגביית כספים ולגריעה של כספים מקופת הרשות במצבים קיצוניים יותר. כל הליך של הסבות חייב להיות מלווה בצ'ק ליסט של פעולות שיש לבצע בכדי לוודא את תקינות ההסבה. 

 

האם אתם נמצאים בהליך של בחירת תוכנת בילינג? התחלתם בהסבת תוכנת הבילינג לתוכנה של ספק חדש? אני לרשותכם בכל  התייעצות ושאלה שיש לכם על התהליך. להשארת פרטים וקביעת פגישה ללא התחייבות ליחצו על הכפתור.

חגי עמרני הינו מומחה מערכות בילינג בעל ניסיון של כ-17 שנים בתחום הגביה, כספים, שילוט, חינוך ועוד. במסגרת הפרוייקטים הרבים בהם היה מעורב לאורך השנים רכש מומחיות בהסבת מערכות בילינג, התאמת תהליכי עבודה במערכות הגביה ובניתוח מסדי נתונים של מערכות גביה. חגי הוביל פרוייקטים רבים בהם סיפק את מומחיותו באיפיון, יישום והטמעה של תהליכי עבודה בתחום הבילינג.