בקרת מערכי גביה

בקרת מחלקות גביה- ניתוח ביצועי המחלקה, בדיקת עמידה ביעדי איכות ושירות, בקרת תהליכי עבודה במחלקה, איתור כשלים רוחביים וכשלים נקודתיים, בקרת תהליכי עבודה בקופה. בקרת חברות גביה - בחינת ביצועי חברת הגביה, עמידה ביעדי חוזה ההתקשרות, הבטחת טיב ואיכות השירות, ביצועי גביה ואכיפה, בדיקת חשבונות עמלה.

אחת מאבני היסוד של ניהול תקציב ברשויות מקומיות הינה קביעת יעדי תקציב והכנת תוכניות עבודה לשם השגת יעדי התקציב. התוכנית תכלול בדרך כלל את המשימות והיעדים של כל אחת מהמחלקות המשתתפות בתוכנית את הלו"ז להשלמת כל שלב בתכנית ועוד.  אולם, מעבר לקביעת תכנית העבודה, יש לוודא כי יעדיה אכן הושגו.
כל מנהל, בהתאם לתחום אחריותו ולמשימות שהוטלו עליו,  חייב לבצע פעולות של פיקוח ובקרה אשר יסייעו בידיו לאתר סטייה מהיעדים שנקבעו.

 פעילויות וממצאים בביקורת

 1. איתור ליקויים נקודתיים – איתור פגם בביצוע פעולה מסויימת ברמת משתמש הקצה. ליקוי המופיע רק אצל משתמש בודד, יצביע על חוסר מקצועיותו או על אי בקיאותו של העובד בתחום עבודתו.

2. איתור ליקויים מערכתיים זיהוי פגם בביצוע פעולה מסויימת אצל מספר גדול של משתמשים. הדבר יכול להעיד לפעמים על היעדרו של נוהל עבודה שמסדיר את התהליך או על אי-קיומו של נוהל קיים.

3. זיהוי נקודות תורפה למידת תהליכי העבודה במחלקה תאפשר את איתורן של נקודות בהן קיים חשש לכשל או לפירצת אבטחה בתהליך.

4. זיהוי חוזקות הביקורת תוכל לזהות תהליכים תקינים ועובדים המבצעים את עבודתם עם אחוז שגיאות נמוך. נתונים אלו יוכלו לשמש אותך בניהול העובדים ותיגמולם.

5. הונאה במקרים מועטים יצביעו הממצאים על ליקויים מכוונים שמשמעותם מעילה של עובד באמון שניתן לו ע"י הרשות.

 יתרונות בקרת מחלקת הגביה

-שיפור היעילות והרווחיות של הרשות ביצוע פעולות באופן יעיל ובהתאם לנהלי העבודה עשויים למנוע אובדן כספים לרשות, לוודא חיוב תקין ומקסימלי ולדאוג לשימוש נכון בתוכנת הבילינג.
 –שיפור מקצועיות העובדים- עובד הזוכה למשוב על ביצועיו ועל הישגיו, ישתדל לרוב להשתפר ולהצליח יותר בקיומו של תהליך העבודה התקין.
-שמירה על ערנות העובדים בביצוע פעולות חלק מהפעולות היומיומיות במחלקת הגבייה נעשות עשרות ומאות פעמים ע"י העובדים. שיגרה  ושחיקה במקום העבודה לעיתים גורמות לשאננות ואף לחוסר תשומת לב במהלך ביצוע פעולות כספיות. קיימותו של גוף מפקח או ביקורת קבועה תסייע לצמצם את התופעות המוזכרות לעיל.
-ביטחון ביקורת שתבוצע באופן סדיר תספק לך, בטחון נוסף שניתן לסמוך על הנתונים המדווחים בדוחות הכספיים, תהווה "תעודת אחריות" להתנהלות מחלקת הגביה ועוד.
-יכולת הצגה סטטיסטית של נתוני מערכת הגביה חתכים לדוגמא: פילוח היקפי פעילות של מחלקת הגביה, פילוח הספקי עבודה של עובדי המחלקה.

לקריאה נוספת על בג"צ 4113/13 לחץ כאן

רוצה לשפר את הבקרה על מחלקת ההכנסות שלך?

למידע , הדרכות, טיפים ולהתייעצות נוספת ניתן לפנות אלי ואשמח לעזור

חגי עמרני
hagai.amrani@gmail.com
052-8878200