שיתוף באמצעות

אלו העובדים עם קבצים המופקים ממערכות מידע ישנות או ממערכות דיווח ישנות נתקלים לעיתים בתופעה- בדוחות קיימים לפעמים שדה אחד או יותר המכילים מספר נתונים המשורשרים יחדיו. לדוגמא: מספרי טלפון הרשומים ביחד עם הקידומת או שם לקוח המורכב משם פרטי ושם משפחה או שורת כתובת המורכבת מרחוב, מספר בית ועיר המשורשרים יחדיו. רישום הנתונים באופן זה מקשה מאוד על ביצוע של ניתוח הנתונים ושימוש בנתונים באופן יעיל.

טיוב נתונים אלה באמצעות פיצול הערכים המופיעים בשדות אלה הינה משימה מורכבת מאוד לעיתים ומדריך זה נועד לתת את הכלים הבסיסיים להתמודדות עם משימה זו.

פונקציית טקסט לעמודות

שימוש בפונקציית טקסט לעמודות הינה אחד הכלים היעילים ביותר להתמודדות עם פיצול התאים. אופן הפעולה של הפונקציה הנ"ל הינו פשוט ביותר. כל מה שנצטרך להגדיר לפונקציה הינו את התו המפריד שישמש לביצוע הפיצול. לדוגמא, במספרי טלפון הרשומים באופן הבא: 02-7784590, התו המפריד יהיה סימן המקף (-). פיצול שם מלא לדוגמא, חגי עמרני, התו המפריד בין השם הפרטי לשם המשפחה הינו הרווח ( ).

ניקח לדוגמא את הטבלה הבאה:

בטבלה הנ"ל אני מעוניין לפצל את הטלפון ל-2 שדות: שדה הקידומת ושדה מספר טלפון. התו המפריד שישמש אותי לביצוע הפיצול יהיה תו המקף (-). בכדי להתחיל לעבוד עם הפונקציה הנ"ל יש לעבור ללשונית "נתונים". נבחר את כל התאים עליהם נרצה לבצע את המניפולציה, במקרה הנ"ל נסמן את כל עמודה C ונלחץ  על מקש "טקסט לעמודות". תיפתח תיבת דו-שיח המציגה את התאים שנבחרו והערכים הקיימים בהם:

בשלב הבא יש לבחור באחת מ-2 האופציות-

  • מופרד- כאשר הפיצול של השדה נעשה על פי תו כלשהו, נשתמש באופציה הנ"ל.
  • קבוע- כאשר הפיצול יתבצע על פי טווחי תווים ידועים מראש. נשתמש באופציה זו כאשר מדובר על עמודות בעלות מבנה קבוע

בדוגמא הנ"ל נשתמש באופציה "מופרד" ונלחץ על "הבא" להמשך תהליך:

בשלב  זה עלינו להגדיר מהו התו המפריד באמצעותו יתבצע הפיצול לעמודות. תוכנת האקסל מציעה כברירת מחדל מספר תווים, ביניהם כם את מקש הרווח (), אך בהנחה והתו לא מופיע כאחד מהתווים הקיימים במסך יש להוסיפו במשבצת הנקראת "אחר". יש לסמן מימין למילה "אחר" את תיבת הסימון ולהקיש את מקש הרווח בקוביה משמאל כפי שניתן לראות בצילום המסך הבא:

מייד לאחר הקשת התו המפריד, תשתנה התצוגה המקדימה בתיבת הדו-שיח ונוכל לראות כיצד יבוצע הפיצול בין 2 הערכים. כעת ניתן להמשיך לשלב הבא בו נוכל להגדיר את המאפיינים של העמודות החדשות שנוצרו או להקיש על "סיום" לביצוע פעולת הפיצול. במדריך זה לא יוצג השלב השלישי. לאחר הקשה על מקש ה"סיום" הטבלה תיראה כך:

עם זאת, יש לשים לב לנקודות הבאות:

  • במקרים בהם יש תו מפריד "קלאסי" כגון תו המקף (-) בשדה הטלפון או תו הלוכסן (/) בשדה תאריך, הפונקציה תעבוד בצורה מיטבית. כאשר מסתמכים על תו הרווח ( ) קיימת מורכבות הנובעת מכך שבחלק מהמקרים בהם נרצה לבצע את הפיצול נעמוד מול חוסר קורלציה בין הערכים בשדה זה שייכתבו באופן שונה- לדוגמא, שם מלא יכול להכיל 2 מילים (חגי עמרני) ויכול להכיל גם 3 מילים (יואל משה סלומון). ביצוע הפיצול באמצעות פונקציה זו לשם השני תחלק את התא ל-3 עמודות  ולא ל-2.
  • יש "לפנות" עמודות ריקות משמאל לעמודה אותה נפצל כמספר הפעמים שהתו המפריד מופיע במילה. האקסל אומנם יתריע אך כברירת מחדל הוא "ידרוס" את הנתונים הקיימים בעמודות שאינן ריקות אם לא תפנו מקום.

בהצלחה!

 

 


שיתוף באמצעות