שיתוף באמצעות

נוסחת VLOOKUP נחשבת לאחת הנוסחאות השימושיות ביותר בתחום הנתונים והצלבת מידע בין טבלאות שונות. על אף  המראה הראשוני המאיים שלה, נוסחה זו הינה פשוטה למדי וכל מה שתצטרכו לדעת, לפחות בשלב הראשון הוא כיצד למלא 2 מתוך 4 התאים המשתתפים בנוסחה. 2 התאים הנותרים יקבלו ערכים קבועים, לפחות במדריך הנ"ל.

ראשית, מספר עקרונות שילוו את השימוש בנוסחה זו:

  1. נוסחת VLOOKUP אמורה לבצע השוואה בין 2 מסדי נתונים בהם קיימת עמודה המכילה ערכים זהים (לפחות בחלקם) ב-2 מסדי הנתונים במקביל. לדוג': 
  2. לרוב, נשתמש בנוסחה בכדי למצוא איזה ערך קיים בטבלה מס' 2 בעמודה שונה מהעמודה אותה אנחנו משווים. כלומר, אם יש לנו 2 טבלאות שאחת (טבלה מס' 1) מהן מכילה את כל חברי הכנסת כולל פרטי המפלגות להן הם שייכים וטבלה מס' 2 מסכמת את כמות הדיונים בהם השתתף כל ח"כ, נוסחת VLOOKUP תסייע לנו לבצע העברה של פרטי ח"כ מטבלה מס' 1 לטבלה מס' 2, או לחילופין, נוכל להעביר את כמויות הדיונים מטבלה מס' 2 לטבלה מס' 1 בהתאמה.
  3. את הנוסחה נרשום בטבלה שאליה אנחנו רוצים "למשוך" את הנתונים. בדוגמא שלנו, אם נרצה להעביר את פרטי חברי הכנסת מטבלה 1 לטבלה 2- נתחיל לרשום את הנוסחה בטבלה 2 ואם נרצה להעביר את כמות הדיונים מטבלה מספר 2 לטבלה מספר 1 אנחנו נתחיל לרשום את הנוסחא בטבלה מספר 1.
  4. תמיד יש להעדיף השוואה של שדה מספרי לעומת שדה של טקסט. בדוגמא המפורטת במדריך זה, נעדיף להשתמש במספר הזיהוי של חבר הכנסת ולא בשמו הטקסטואלי.
  5. ניתן לבצע השוואה מוערכת (כלומר, לא השוואה מדוייקת) של טקסט ומספרים. דוגמאות לכיצד ניתן להשתמש באופציה זו ניתן לראות במדריך זה.

אחרי ההקדמה הארוכה, נתחיל בהכרת הטבלאות שתשתתפנה במדריך זה ואת  4 מרכיבי נוסחת VLOOKUP.

טבלה 1- מכילה את כל פרטי חברי הכנסת. הוספתי לטבלה בחלקה השמאלי ביותר עמודה חדשה (עמ' F) אליה ארצה למשוך את מספר השעות של כל חבר כנסת במליאה הקיים בטבלה מס' 2:

טבלה מס' 2 מכילה את פרטי השעות שבילה כל חבר כנסת במליאת הכנסת:

שימו לב, השמות של חברי הכנסת לא כתובים בדיוק אותו הדבר ב-2 הטבלאות (לדוגמא בן דהן אלי לעומת בן-דהן אלי) מה שמקשה מאוד על שימוש בעמודת השמות לצורך ביצוע תיחקור באמצעות נוסחת VLOOKUP. לשם כך, ניעזר בשדה המספרי הקרוי "מספר זיהוי" הקיים ב-2 הטבלאות.

שימוש בנוסחת VLOOKUP

נעמוד בתא F2 ונלחץ על לשונית "נוסחאות". נזהה את האייקון של "בדיקת מידע ועיון" ונלחץ עליו.בתפריט שייפתח נאתר את נוסחת VLOOKUP ונלחץ עליה. אם פעלתם לפי ההוראות, תיפתח תיבת דו-שיח הנראית ככה:

נתחיל עם הסבר על 2 תיבות שלצורך הדרכה זו ולשימוש יומיומי בנוסחה הנ"ל תמיד יהיו קבועים:

תיבה מס' 1- LOOKUP_VALUE– צריכה להכיל את הערך שקיים ב-2 הטבלאות כפי שהוא מופיע בטבלה הנוכחית. כלומר, מכיוון שאנו נמצאים בטבלה 1, אנחנו נזין את התא A2 בתיבה הנ"ל. מה שאנחנו בעצם מגדירים הוא שהתוכנה תחפש את הערך הקיים בתא A2 באמצעות הפניה שאותה נגדיר בתיבות הבאות. אם היינו מעוניינים להצליב בין הטבלאות לפי השם של חבר הכנסת היינו צריכים להזין את התא B2.

תיבה מס'4- RANGE_LOOUKUP- לצורך הדרכה זו ושימוש יומיומי בנוסחה הנ"ל- תמיד תקבל את אותו הערך- את הספרה 0.

ב-2 התיבות הנותרות אנחנו בעצם מגדירים לתוכנה היכן יש לחפש את ההצלבה ואילו נתונים יש להביא מטבלה מס' 2 לטבלה מס' 1. נוסחת VLOOKUP פועלת באופן מאוד פשוט בשלב הזה: יש להגדיר את הטווח של התאים בהם מופיעים הנתונים. בדוגמא שלנו, ניתן לראות שטבלה 2 מכילה 3 שדות- מספר זיהוי, שם חבר הכנסת ומספר השעות. הגדרת הטווח נעשית באמצעות סימון כל העמודות ברצף, החל מהעמודה בה מופיע השדה אותו אנחנו מעוניינים להצליב (מספר הזיהוי) ועד העמודה בה נמצאים נתוני השעות. כלומר, מעמודה A ועד עמודה C, סה"כ 3 עמודות לסימון.

חשוב מאוד! הטווח אותו נסמן תמיד תמיד יתחיל בעמודה בה נמצא השדה המוצלב (במקרה דנן- מספר הזיהוי).

בכדי שנוכל לסמן את העמודות, יש להציב בשלב הנ"ל את העכבר על תיבה מס' 2- TABLE_ARRAY– ולעבור עם העכבר לטבלה 2 , אם עקבתם אחרי ההוראות זה ייראה בערך כך:

עכשיו יש לסמן את העמודות A עד C, סה"כ 3 עמודות. ברגע שנסיים את הסימון ונעבור לתיבה הבאה תיבה מספר 3- COL_INDEX_NUM- , תוכנת האקסל תקפיץ אותנו בחזרה לגיליון הראשי בו התחלנו את הנוסחה. לא להיבהל, יש לנו גם את הנתון שצריך למלא בתיבה האחרונה. בתיבה זו נגדיר איזה נתון אנחנו רוצים להביא מטבלה 2 לטבלה 1. במקרה שלנו, אנחנו מעוניינים להביא את הנתונים של מספר השעות שמופיעים בעמודה ה-3 מבין העמודות שסימנו ולכן נגדיר בתא הנ"ל את המספר 3. אם היינו מעוניינים להביא את השם של חבר הכנסת, היינו רושמים את הספרה 2. אם עקבתם עד כה אחר ההוראות, אתם תקבלו את התמונה הבאה:

חשוב לציין שהמספר שיופיע בתיבה הנ"ל יהיה ביחס למספר העמודות שבחרנו בטווח שבתיבה השניה. כלומר, בחרנו בספרה 3 לא בגלל שעמודה C היא העמודה ה-3 בגיליון האקסל אלא בגלל שבטווח שמן העמודה A עד C היא העמודה השלישית. אם היינו מגדירים בתיבה השנייה שהטווח הוא מעמודה B עד עמודה D, כאשר מספר הזיהוי היה מופיע בעמודה D, גם אז היינו צריכים להזין את הספרה 3 בתיבה השלישית. בסיום הקשת הנתונים נלחץ על כפתור ה"אישור" ונקבל את התמונה הבאה:

בכדי להחיל את הנוסחא על כל התאים יש להצביע עם העכבר על חלקו השמאלי התחתון ביותר של התא ומראה העכבר ישתנה לצלב שחור דק. לחיצה כפולה (דאבל-קליק) תגרור את הנוסחא באופן אוטומטי על כל התאים. במקרה ומספר הזיהוי יופיע ב-2 הטבלאות, יימשך הערך של מספר השעות מטבלה 2 עבור אותו מספר זיהוי לטבלה מספר 1.במקרים בהם מספר הזיהוי לא קיים בטבלה 2 נקבל שגיאה #N/A. המשמעות של שגיאה זו הינה שמספר הזיהוי המופיע בשורה זו לא קיים בטבלה 2.


שיתוף באמצעות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *