שיתוף באמצעות

תפקידה של טבלת ציר הינה לבצע סיכומים/ ספירה/ ממוצעים ועוד פעולות חישוביות ופעולות סטטיסטיות על דוח המכיל כמות גדולה של נתונים. השימוש בטבלת הציר הינו מורכב ומכיל נדבכים רבים עליהם קצרה היריעה מלפרט במדריך זה. מטרת מדריך קצר זה הינה להציג את העקרונות של טבלת הציר, את השימושים שניתן לעשות בטבלת הציר וכן את מושגי היסוד שיאפשרו הבנה רחבה יותר במדריכים עתידיים.

מתי נשתמש בטבלת ציר PIVOT TABLE?

דוחות המכילים נתונים רבים- הן ברמת השורות והן ברמת מספר העמודות הינם מועמדים מובילים לקטגוריה זו. עם זאת, התנאי החשוב ביותר שיסייע להכריע בשאלת יכולתה של טבלת הציר לסייע בניתוח הדוח הינה תוכן הדוח ובאופן ממוקד יותר- כמות השדות בהם מופיעים ערכים חוזרים במספר שורות לפיהן ניתן לערוך את הניתוח הסטטיסטי. לשם המחשה- דוח המכיל רשימת קשר ובה השדות הבאים: שם מלא, מספר טלפון כולל קידומת, כתובת מלאה, מספר תא דואר ומספר לקוח אינו דוח שניתן יהיה לבצע עליו ניתוחים סטטיסטיים משמעותיים שכן כל שורה מכילה ערכים ייחודיים שאינם חוזרים או חוזרים בכמות מועטה בדוח. לעומת זאת, אותו הדוח בו הנתונים יפורקו לשדות הבאים: שם פרטי, שם משפחה, קידומת, טלפון, נייח/ סלולרי, רחוב, מספר בית, עיר וכו' יהיה דוח מצויין לניתוח. נוכל לדוג' לבצע ספירה של כמות הלקוחות לכל עיר, או לבצע ספירה של כמות האנשים עם שם המשפחה "כהן" לדוגמא וכד'.

כיצד מפעילים את טבלת הציר PIVOT TABLE?

ראשית, יש לעמוד בתא כלשהו בטבלה שעליה מעוניים להוסיף את טבלת הציר. אין צורך לסמן את הטבלה- התוכנה מספיק חכמה לזהות את הטווח של הטבלה, זאת בהנחה ובטבלה קיים רצף ולא קיימים שורות/עמודות ללא נתונים כלל בתוך הטבלה. לאחר שעמדנו על תא מסויים בתוך הטבלה יש לגשת ללשונית "הוספה" וללחוץ על האופציה "PIVOT TABLE". הלחיצה תפתח את תיבת דו-שיח הבאה:

מספר הבהרות לגבי תיבת הדו-שיח: בחלקה העליון של תיבת הדו-שיח, מסומנת האופציה "בחר טבלה או טווח"- אין צורך לגעת בשה זה אלא אם כן הטווח מוגדר באופן שגוי. ניתן לראות שהטווח מוצג החל מהתא הימני העליון ביותר (A1) ועד לתא השמאלי התחתון ביותר (E121). בחלק התחתון של תיבת הדו-שיח ניתן להגדיר היכן תמוקם טבלת הציר- האם בגיליון עבודה חדש או במיקום מוגדר על ידי המשתמש בגיליון עבודה קיים. ברירת המחדל הינה בגיליון עבודה חדש אך במידה וברצונכם להציב את טבלת הציר בגיליון קיים אחר או אפילו בגיליון בו נמצאת הטבלה המקורית- יש לסמן את כפתור הרדיו של "גליון עבודה קיים" ולהגדיר את המיקום באמצעות לחיצה על התא שנמצא משמאל למילה "מיקום" ולנווט עם העכבר למיקום בו תרצו שתוצב טבלת הציר. להמשך יצירת טבלת הציר יש ללחוץ על כפתור "אישור".  לצורך ההדגמה, בחרתי למקם את הדוח בגליון עבודה חדש ולכן השארתי את ברירת המחדל בעינה. 

לאחר לחיצה על כפתור האישור תיפתח בגיליון עבודה חדש טבלה ריקה ומימין לה נראה מקטע המכיל 5 איזורים מרובעים:

האיזור העליון-רשימת שדות של PIVOTTABLE- יכיל את כל רשימת השדות הקיימים בדוח המקורי. השדות הינם בעצם הכותרות של דוח האקסל המקורי. זוהי גם הסיבה שאם תנסו ליצור טבלת ציר כאשר  באחת העמודות לא תהיה כותרת- תוכנת האקסל תתריע ולא תיצור טבלת ציר.

האיזור התחתון- מכיל 4 מרובעים אליהם ישובצו בהתאם לבחירתנו השדות הקיימים בדוח. את השדה שנרצה לשבץ במרובעים התחתונים יש לגרור באמצעות לחיצה על השדה באמצעות העכבר, גרירת השדה בעוד הכפתור השמאלי של העכבר לחוץ ושיחרור השדה למרובע הרצוי כפי שיפורט להלן:

תוויות שורה- גרירת שדה כלשהו לאיזור זה תציג את הנתונים הייחודיים הקיימים באותו השדה בשורות של טבלת הציר. לדוגמא: אם נגרור את השדה שנקרא "מפלגה-נתונים מטבלה 1" לשדות השורה- נקבל רשימה של כל המפלגות הקיימות בדוח, כל אחת בשורה נפרדת כמו שניתן לראות בתמונה הבאה:

ערכים- גרירת שדה כלשהו לאיזור זה תבצע סכימה/ ספירה ועוד פעולות סטטיסטיות לערכים הנמצאים בשדה הנ"ל. בשילוב עם שדות שהוצבו קודם לכן ב"תוויות השורה" נקבל סיכומים ברמת השורה, ובדוגמא שלנו: אם נגרור את השדה ""שעות במושב הקיץ 2015" לאזור המרובע "ערכים" נקבל סיכום של כמות השעות של כל מפלגה במושב הקיץ 2015. לעיתים ברירת המחדל של האקסל תהיה ספירה של הערכים ולא סיכום שלהם כך שיש לשים לב לכותרת של הערכים שהתווספו כפי שניתן לראות בתמונה הבאה:

בכדי להתגבר על הפער הנ"ל ואכן לבצע סיכום של השעות לכל מפלגה יש לבצע את הפעולות הבאות: הצבת העכבר על העמודה שכותרתה "ספירה של שעות במושב הקיץ 2015" ולחיצה על קליק ימני בעכבר. בתפריט שייפתח יש לעמוד על "סכם ערכים לפי" בתפריט שייפתח יש לבחור את האופציה "סכום".

ניתן גם לבצע סיכום של הערכים לפי ממוצע וכך לקבל את הנתונים הבאים:

מסנן דוחות- לאיזור זה ניתן לגרור את השדות שבעזרתם נרצה לבצע סינון לנתונים שבדוח ללא הצגתם בדוח. לדוגמא בדוח שלנו אם נרצה להציג בטבלת הציר את סיכום השעות לפי מפלגות אך רק של חברות הכנסת נוכל לגרור את השדה "מין" לאזור זה ולבחור את הערך "נקבה". בסיום הסימון יש ללחוץ על "אישור"

תויות עמודה- גרירת שדות לאיזור זה תציג את הטבל כמטריצה שתפלח את הנתונים באמצעות שדות השורה ושדות העמודה. דוגמא לכך ניתן לראות בתמונה הבאה:

בהצלחה!

שיתוף באמצעות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *