שיתוף באמצעות

תוכנת האקסל מאפשרת לנו לאכוף חוקים על ערכים אותם אנו מזינים בטבלאות האקסל, אופציה זו נקראת "אימות נתונים". אנו נשתמש באופציה זו בכדי לאכוף חוקיות על ערכים המוזנים בתאים או בכדי לשמור על אחידות באופן שבו מוזנים הערכים לתאים. במדריך זה אתמקד ב-2 דוגמאות מתוך אפשרויות רבות בהן ניתן להשתמש באופציית אימות הנתונים באקסל.

 ברירת המחדל של הערכים אותם ניתן להזין בתא של אקסל הינה "כל ערך", כלומר, תוכנת האקסל מאפשרת להזין כל ערך בו יחפוץ המשתמש. במקרים בהם המשתמש צריך להזין נתונים רבים בשורות ועמודות רבות, אנו נרצה שתישמר האחידות במילוי הנתונים, באופן זה נוכל להפיק את המיטב בעת ביצוע ניתוח של הנתונים בטבלאות ציר ובתרשימים. לצורך הדוגמא, הכנתי טבלה אותה צריכים מספר רב של משתמשים למלא:

תחת כל כותרת שדה, ציינתי את אימות הנתונים בו ארצה להשתמש, כפי שציינתי בתחילת דבריי במדריך זה אתמקד ב-2 דוגמאות:

  1. תאריך– תוכנת האקסל תצפה לכך שיוזן תאריך בפורמט קבוע מראש ובתנאים אותם יקבע המשתמש.
  2. בחירה מרשימה– הערכים שיוזנו בתא יוכלו להיות כאלה המופיעים ברשימה שהכנו מראש לשימוש המשתמש. לא תתאפשר הזנת ערך שלא מופיע בטבלה.

החלת אימות הנתונים נעשית ב-2 או 3 שלבים, בהתאם לסוג האימות. באימות נתונים המשתמש בבחירה מרשימה, עלינו להכין בשלב הראשון את הרשימה כשלב מקדים. שני השלבים הנותרים הינם:

א. סימון התאים עליהם נרצה להחיל את כללי אימות הנתונים

ב. הגדרת התנאים של אימות הנתונים

אימות נתונים-בחירה מרשימה

בדוגמא במדריך זה בחרתי 3 שדות בהם יוזנו תאים בהסתמך על בחירה מרשימה- "מצב משפחתי", "עיר מגורים" ו- "מידת שימוש באקסל". לצורך הפעלת אימות הנתונים עלי להוסיף את 3 הטבלאות המכילות את הנתונים אותם נרצה שיזינו המשתמשים לחוברת העבודה הנוכחית בגיליון נפרד:

לאחר הוספת הטבלאות ניתן להתחיל ב-2 השלבים הנותרים. בשלב הראשון אסמן את כל התאים עליהם ארצה להחיל את הכלל של אימות הנתונים. שימו לב, יש לבצע את התהליך על כל תנאי בנפרד :

לאחר בחירת התאים, תחת לשונית "נתונים" נלחץ על כפתור "אימות נתונים" ובתת התפריט שייפתח נבחר שוב ב"אימות נתונים". תיפתח תיבת הדו-שיח הבאה:

בשלב זה, ברירת המחדל לכל התאים שנבחרו הינה לאפשר הזנה של "כל ערך", לחיצה על החץ משמאל תפתח רשימה נפתחת בה נוכל לבחור את סוג אימות הנתונים המבוקש. במקרה הנ"ל נבחר ב"בחירה מרשימה". תיבת הדו-שיח תשתנה כך שנוכל לקבוע את מיקום הרשימה ממנה יהיה ניתן לבחור את הנתונים:

כעת עלינו לעמוד בתיבת המקור ולבחור את המיקום בו נמצאת הטבלה, לאחר סימון הטבלה בה נמצאים הנתונים נלחץ על אישור:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

כעת, בכל תא עליו החלנו את הכלל הנ"ל יופיע חץ ברגע שהמשתמש יבחר בו:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

לחיצה על החץ תפתח רשימה של כל הערכים אותם ניתן להזין. שימו לב! הזנה של ערכים שלא מופיעים בטבלה יגרמו להופעת הודעת שגיאה. ניתן להתאים את הטקסט שיופיע בהודעת השגיאה שידריך את המשתמש מהי השגיאה אותה הוא עשה.

אימות נתונים-תאריך

במקרים בהם נרצה להגביל את המשתמש בהזנת תאריך, ניתן להשתמש באופציית אימות הנתונים. בשלב הראשון נבחר את התאים עליהם נרצה להחיל את הכלל ובסיום הבחירה נלחץ על כפתור "אימות נתונים" ובתת התפריט שייפתח נלחץ שוב על "אימות נתונים" . בתיבת הדו-שיח שתיפתח עלינו לבחור את האופציה "תאריך" כאן נוכל להגדיר אופרטורים לתאריך כגון: בין תאריכים, גדול מתאריך, קטן מתאריך, שווה ל וכד'. בדוגמא זו בחרתי לחייב את המשתמש להזין ערכים הגדולים מתאריך 1/1/1900:

ניתן להגדיר את הודעות שיקבל המשתמש בעת בחירת התא שבו יזין את הנתונים ובמקרה בו יקיש נתון שגוי באמצעות 2 הלשוניות שבתיבת הדו-שיח הראשית של אימות הנתונים.

הודעת קלט

הודעה שתוצג למשתמש בעת הבחירה בתא. אמורה לתת הנחיות במידת הצורך למשתמש. יש להזין את הכותרת ואת הודעת הקלט כמו בדוגמא הבאה:

התראת שגיאה

הודעה שתוצג למשתמש אם יזין ערך שגוי. רצוי שיכיל גם הסבר לגבי המשמעות של השגיאה וכיצד יש לתקנה, כמו בדוגמא הבאה:

בסיום עריכת ההגדרות לאימות הנתונים יש ללחוץ על "אישור". עכשיו התא הנבחר ייראה כך:

בהצלחה!


שיתוף באמצעות