פברואר 152013
 

10 פעולות האקסל שיעזרו לעסק שלך להיות יעיל יותר

תוכנת האקסל היא תוכנת עיבוד הנתונים הזמינה והטובה ביותר שמסוגלת לתת פתרון לניתוח נתונים, מעקב אחר פעולות, משימות , ביצועים, כספים ועוד ועוד. לפניכם 10 הפעולות החשובות ביותר אותן ניתן לבצע באקסל באופן כזה שיוכלו לשדרג באופן משמעותי את הישגי העסק שלכם:

 1. POWER PIVOT- 

יישום חדש יחסית של אקסל. זמין החל מגירסת 2010 ומעלה. ה- POWER PIVOT, נועד לתת אפשרות דינמית להצגת מודלי נתונים והצגה גרפית של טבלאות ציר ומסנני נתונים. אחד השימושים הנפוצים ביותר בכלי זה הוא בניית DASHBOARD- מעין מרכז שליטה ובקרה על נתוני בסיס הנתונים עליו אנחנו עובדים.  לחצו כאן לדוגמא.

2. PIVOTTABLE ו- PIVOTCHART-

האבות הפחות מפותחים של ה-POWERPIVOT, כלים אלו מאפשרים לבצע סיכום, חיתוך, ניתוח ובקרה על כל קטגוריה המופיעה בדוח. באמצעות הכלים האלו ניתן לבדוק לדוגמא לבצע ספירה, לבחון ממוצעים של ערכים מסויימים , להציג ערכי קיצון :מקסימום, ומינימום ועוד. לחצו כאן לדוגמא .

3. אימות נתונים- DATA VALIDATION-

שיטה נפלאה לוודא שהמשתמשים  ,המורשים לערוך דוח משותף  או בדוח אותו הם נדרשים למלא, יקלידו רק ערכים עליהם תחליט. ניתן באמצעות כלי זה לקבוע את הפורמט הרצוי(תאריך, טקסט וכ'), ניתן לתת למשתמש לבחור את ערך התא בהתאם לרשימה נפתחת, להגביל את אורך השדה ועוד.

4. סינון נתונים-

פונקציית הסינון מאפשרת למשתמש לבצע סינון בטבלת הנתונים

5. עיצוב מותנה-

רוצה שאקסל יודיע לך שתאריך היעד לטיפול במשימות שהטלת על העובדים שלך כבר עבר? מה עם התראה כשמחזור המכירות של אחד הסוכנים שלך לא עונה על המצופה? את כל הפעולות האלה והרבה יותר ניתן להשיג באמצעות העיצוב המותנה.

6.חתירה למטרה-

רוצה לדעת כמה עלויות עליך לצמצם כדי להיות רווחי יותר? אולי לבדוק איזה אחוז ריבית תצטרך להשיג בבנק כדי לעמוד בהחזר החודשי? חתירה למטרה מאפשרת לקבוע את הערך הטוב ביותר בו תוכל להגיע לתוצאה של  תא מסויים באמצעות שינוי של תא אחר. לדוגמא, ניתן להחליט כי ההחזר החודשי של המשכנתא שלנו יעמוד על 4,000 ש"ח- זהו התוצאה אותה אנחנו רוצים להשיג- ובעזרת החתירה למטרה נוכל להגדיר את התא המשתנה- מספר החודשים או אחוז הריבית.

 7. מנהל התרחישים-

מתכננים תקציב ואתם לא יודעים איך לחלק בדיוק את העוגה בין כל תתי הסעיפים? צריכים להציג כמה אופציות כדי שהמנכ"ל שלכם יקבל את ההחלטה הכי נכונה?  בשביל זה בדיוק קיים מנהל התרחישים, באמצעותו ניתן להחליט על מספר תאים משתנים שיקבלו ערכים שונים בכל תרחיש. אקסל גם יתן לכם סיכום של כל האפשרויות בדוח מסודר ונעים לעין.

8. שימוש בתרשימים

תרשימים הם כלי גרפי מרשים להצגת נתונים סטטיסטיים וסיכומים גרפיים של דוחות , אך ניתן להשתמש בתרשימים גם לפעילויות אחרות כמו יצירת גאנט בהסתמך על טבלת נתונים . דוגמא לכך ניתן למצוא כאן.

9. הגנת גליון והרשאות

יש תאים שורות או גיליונות שאינך מעוניין/ת שמשתמשים אחרים יוכלו לשנות? הדוח שלך אמור להיות לעיניך בלבד ? הצפן והגן על הנתונים שלך במגוון דרכים ורמות אבטחה. למד לשתף את מי שצריך רק בנתונים שצריך כאן.

10. תוספות-

קיימים תוספי אקסל רבים שיוכלו להקל על עבודתכם השוטפת. תוספי האקסל הם אוסף של פקודות מאקרו שמטרתן לקצר ולייעל פעולות שכיחות או מורכבות המבוצעות באקסל.

למידע נוסף, הדרכות, טיפים ולהתייעצות נוספת ניתן לפנות אלי ואשמח לעזור
חגי עמרני
hagai@pesher.co.il
052-8878200
 Posted by at 8:59
פברואר 152013
 

5 דרכים להמיר מספר לטקסט באקסל

 

לעתים, אנו משתמשים בדוח שבו קיימת רשימת מספרים אך הם מאופיינים כטקסט ולא כמספר. השיטה הכי טובה לראות את זה היא החיווי של תוכנת האקסל בצורה של משולש ירוק בחלקו הימני העליון של התא. נוסחאות של הפניות ובירורי מידע כמו vlookup hlookup ועוד, מחייבות שהערכים אותם אנחנו רוצים להשוות יהיו בעלי אותם מאפיינים. במידה ואנו רוצים להשוות ערך מסויים המאופיין כמספר לערך אחר המאופיין כטקסט, עלינו להפוך את הטקסט למספר.

1. האופציה הפשוטה ביותר- תוספי אקסל

קיימים ברשת מספר רב של תוספי אקסל בהם ניתן להשתמש לצורך ביצוע פעולה זו. כל מה שצריך לעשות הוא לצרף את התוסף לרשימת התוספות באקסל, לסמן את התאים הרצויים ולבחור בפעולה של המרת טקסט למספר.

 

2. אופציה פשוטה ביותר מס' 2- "המר טקסט למספר"

יש לסמן כל התאים שברצוננו להמיר, לצידו השמאלי של התא העליון ביותר בתאים שסימננו יופיע מעויין ובו סימן קריאה. לחיצה על כפתור זה תפתח לנו תיבת סימון ובה האופציה "המר טקסט למספר". לחיצה על אופציה זו תבצע את הפעולה הרצוייה.

3. ביצוע מניפולציה חשבונאית על התאים בהם יש טקסט ע"מ שיהפכו למספרים-

את הפעולה הזאת ניתן לבצע ע"י הוספת עמודה ליד הטקסט אותו אתם רוצים לשנות והכפלת הערכים המופיעים שם ב-1. כלומר, אם התא שבו מופיע הטקסט הוא A2, אזי הנוסחא בתא B2 תהיה: =A2*1.

4. השיטה המתוחכמת- שימוש בהדבקה מיוחדת לבצע הכפלה ב-1-

בשיטה זו עלינו לרשום את המספר 1 בתא כלשהו, לא משנה איזה, לסמן את כל התאים אותם אנו רוצים להמיר, ללחוץ קליק ימני=>הדבקה מיוחדת=> הכפל וללחוץ על אישור.

5.השיטה המסובכת-

שימוש בנוסחאות trim ו- clean לניקוי רווחים מיותרים. פשוט להשתמש בנוסחה הבאה בתא הסמוך: =value(trim(clean(a1)))

 

 

 

 Posted by at 8:57