שיתוף באמצעות

בקרת מחלקות גביה- ניתוח ביצועי המחלקה, בדיקת עמידה ביעדי איכות ושירות, בקרת תהליכי עבודה במחלקה, איתור כשלים רוחביים וכשלים נקודתיים, בקרת תהליכי עבודה בקופה. בקרת חברות גביה - בחינת ביצועי חברת הגביה, עמידה ביעדי חוזה ההתקשרות, הבטחת טיב ואיכות השירות, ביצועי גביה ואכיפה, בדיקת חשבונות עמלה.

אחד התהליכים החשובים והתדירים ביותר במחלקות הגביה הוא תהליך רישום והחלפת מחזיקים. חשיבותו של התהליך משמעותית במיוחד לאור העובדה כי שינוי מחזיקים משפיע באופן ישיר על הכנסות הרשות מארנונה  ומחיובי המים.  במסגרת התהליך, פקיד הגביה מקבל לידיו מסמך בעל משמעות חוקית, שבו נקבעת חבותו של המחזיק הנכנס בחיובי הארנונה. מאמר זה נועד להסביר את נקודות הכשל האפשריות במסגרת התהליך ולהאיר על הנקודות, שבהן יש לטפל במסגרת הבקרה .

פעולות בקרה לביצוע:

1. רישום לא תקין של המחזיק הנכנס- רישום המחזיק החדש נעשה בהתאם למס' תעודת זהות, במידה ומדובר על אדם פרטי או עוסק מורשה, או בהתאם למס' מייצג אחר (מספר ח.פ, מספר ח.צ, מספר שותפות וכד') רישום לא תקין של המספר המייצג של מחזיק החייב כסף לרשות , יקשה על הרשות בפעולות זיהוי החייב: איתור כתובת במרשם האוכלוסין משרד הפנים, מתן הנחות בהתאם למרשמי ביטוח לאומי ומשרד הבטחון. רישום לא תקין אף ימנע מהרשות בביצוע פעולות אכיפה מנהליות כגון: עיקול רכב, עיקול מקרקעין וכד'.
2. אי עדכון פרטי המחזיק הנכנס-חוזה השכירות או מסמך העברת החזקה כולל בתוכו מספר פרטים חשובים אודות המחזיק הנכנס כגון: מספר טלפון/ נייד, כתובת נוספת, פרטי בן/בת זוג. רישום הפרטים הללו במקומות ייעודיים בתוכנת הגבייה יסייע לרשות בהמשך ההתנהלות מול הלקוח. שלבי ההתקשרות מול הלקוח ייעשו בקלות רבה יותר, שימוש באכיפה מנהלית כנגד החייב תהיה רחבה יותר (ניתן יהיה לפעול גם מול בן/בת הזוג)
3. עדכון פרטי בעל הנכס-  במסגרת חוזה השכירות המועבר למחלקת הגביה, רשומים בדרך כלל גם פרטיו המעודכנים ביותר של בעל הנכס. פרטי בעלי הנכס, במיוחד בנכס המושכר באופן תדיר, לרוב אינם שלמים ואינם מעודכנים. עדכון פרטי בעל הנכס כגון: טלפון, כתובת למשלוח דואר עדכנית, תעודת זהות (לעיתים גם פרט זה חסר או לא מדוייק) יסייעו למחלקת הגבייה לוודא כי הודעות חובות בעלי הנכס אכן נשלחים ליעד הנכון, יקצרו לאין שיעור את הליכי הגבייה, ויבטיחו אכיפה יעילה של חובות אלה.
4  השארת סיווג הנכס של המחזיק היוצא- תהליך החלפת מחזיקים בכלל ומחזיקים המשתמשים בנכס שלא לצורך מגורים, מחייב את הרשות בבחינה מחודשת של השימוש בנכס. העברת הנכס ממחזיק למחזיק ללא בדיקה של השימוש שעושה המחזיק החדש עלולה לגרום לחיוב בחסר ולקשיים בגבייה רטרו-אקטיבית של הפרשי חיוב.
5. טיפול בחיובי הארנונה- החלפת המחזיקים כוללת גם העברת חיובי הארנונה בהתאם לתאריך תחילת החזקה מהמחזיק הקודם למחזיק החדש. על פעולות אלה,  אחראים פקידי קבלת הקהל ובחלק מתוכנות הגבייה הן נעשות באופן ידני. השפעתן של פעולות אלה על שלמות חיובי הארנונה הינה משמעותית ביותר ובקרה על תהליך זה תוודא כי חיובי הארנונה בגין כל נכסי הרשות בוצעו כראוי.

רוצה לוודא כי התהליך מנוהל ומבוקר באופן יעיל גם במחלקת ההכנסות שלך?

[maxbutton id="5"]

למידע , הדרכות, טיפים ולהתייעצות נוספת ניתן לפנות אלי ואשמח לעזור

חגי עמרני
hagai.amrani@gmail.com
052-8878200

שיתוף באמצעות